了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

今天跟大家聊聊关于Excel中单元格的问题,我们工作中遇到的很多问题其实都是由单元格的格式造成的,特别是对那些刚刚开始接触Excel的粉丝来说,了解单元格的存放规则与设置规格,几乎可以解决50%的问题,废话不说,让我们直接开始吧

一、单元格的格式

单元格中的数据以什么样的方式显现,关键是我们对单元格设置了怎样的显示格式

相信很多人都遇到过,日期自动变为数字的情况,其实这个就与单元格的显示格式有关。日期本质上其实就是数字,之所以会以日期的格式显示,是因为我们将单元格的显示格式设置为了日期格式,如下图所示,我们可以通过设置格式来让数据在日期和数字这两个形态之间相互切换

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

设置格式最简单的方法就是使用【开始】功能组中的【数字】区域来通过下拉选择需要的数据格式,这里集成了我们常用的数据格式。

如果需要设置更加复杂的数据格式,可以调出单元格的设置窗口,通过点击左侧的格式类型,在右侧找到需要的格式,如果没有找到你需要的数据格式,还可以通过点击【自定义】来自定义格式。

调出单元格的设置窗口也非常的简单,我们只需要选择需要设置的数据区域,然后点击鼠标右键,找到【设置单元格格式】即可调出设置窗口,或者按下快捷键Ctrl+1快速调出设置窗口

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

我们需要注意的是1个单元格只能存在1种格式,如果我们将数字和文本混合输入在了一个单元格中,那么他就是文本格式,因为它不能直接用于加减乘除四则运算

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

二、单元格的存放规则

单元格的存放规则主要是用来自定义单元格格式的,有兴趣的同学可以了解下。

一个空白的单元格会被分为四区域等待数据录入,每个区域分别以分号隔开,区域的具体构成为:正数;负数;零;文本,如下图所示

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

前面我们已经说过了1个单元格只能存在1种格式。而单元格默认的格式是常规格式,常规格式下Excel会自动的判断数据格式并且把它存放在对应的区域中,其余的三个区域就会被舍去,所以我们想要对单元格自定义格式,首先需要了解单元格的格式,然后再根据格式设置对应的区域即可。

下面我们就来get几个单元格设置的小技巧吧

三、单元格的设置技巧

1.快速添加单位

首先选择需要设置的数据区,然后按下Ctrl+1调出格式窗口,随后点击【自定义】在类型中输入:0”kg”然后点击确定,这样的话就可以批量添加单位,这样新增的单位是不会影响计算的,因为单元格中存在的依然还是数字,单位只不过是显示格式罢了

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

2.快速输入性别

首先我们需要选择想要输入性别的数据区,然后按下快捷键Ctrl+1调出单元格格式的设置窗口,随后点击【自定义】在类型中输入:[=1] "男";[=2]"女"点击确定,这样的话输入1就是显示男,输入2就会显示女

但是在这里我们需要注意的是,单元格中输入的其实还是1和2只不过是以这种方式显示罢了

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

3.纠正E+显示

我们经常遇到的E+显示也与单元格的显示格式有关,当我们输入的数据超过11位,Excel就会自动将数据设置为E+显示(科学计数法的显示方式),想要看到全部的数据非常简单,我们只需要选择想要设置的数据区域,然后点击【自定义】在类型中输入一个0然后点击确定就能看到数据了

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

但是如果你的数据超过15位,通过这个方法是无法还原数据的。这是因为Excel的精度只有15位,15位之后的数据会被自动的设置为0且无法恢复,所以如果你的数据超过15位且显示为E+只能重新输入数据了,输入数据之前记得将格式设置为文本格式,这样的话就不会显示为E+了

4.在数字的前面输入0

一般情况下我们在单元格中直接输入000023就会仅仅显示23而不会显示前面的0,想要显示前面的0,我们也可以使用自定格式来实现

我们先选择需要输入数据的区域,然后调出单元格设置窗口,点击【自定义】将类型设置为:000000点击确定,这样的话输入23就会显示000023,就是你想要数据是几位数,就输入几个0即可

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

5.设置万元显示

这个可以说是财务小姐姐的最爱了,但是我们利用单元格来设置万元显示,仅仅只能保留1位小数。

选择想要设置的区域,在单元格设置中我们点击【自定义】,将【类型】设置为:0!.0,"万元"然后点击即可

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

6.提取年月日与星期

通过自定义格式我们可以在日期中快速的提取年月日与星期,只需要自定义格式中将类型设置为对应的代码即可

星期:AAAA

年份:YYYY

月份:M

天数:D

了解Excel单元格的存放与设置规则,轻松解决工作中50%的问题

以上就是今天的全部内容,这个文章主要是告诉大家单元格格式的设置与存放规则,以后出了问题大家有寻找的方向,关于更深层次的自定义单元格以后会讲到的。

我是Excel从零到一,关注我,持续分享更多Excel技巧

你可能也喜欢